Stellen Sie sich einen Freitag im Handwerksbüro vor. Die Monteure brauchen noch Material, das Telefon klingelt, und dazwischen kommt eine Rechnung Ihres gewohnten Lieferanten. Alles passt: Name, bestellte Ware, Betrag. Nur ein Satz ist neu: „Bitte verwenden Sie ab sofort unsere neue Bankverbindung.“ Würden Sie es bemerken, wenn genau dieser Satz von jemand anderem stammt?
Dieses Beispiel ist erfunden. Die Frage dahinter ist sehr praktisch: Eine bekannte Rechnung macht ein neues Konto noch nicht vertrauenswürdig. Wir bei Retaro möchten Ihnen einen einfachen Prüfweg mitgeben, den Sie auch in einem kleinen Team vereinbaren können.
Die schnelle Antwort: Erst zurückrufen, dann ändern
Kommt eine neue Bankverbindung ins Spiel, halten Sie die betroffene Zahlung kurz an. Rufen Sie Ihren bekannten Ansprechpartner über eine bereits gespeicherte, vertrauenswürdige Nummer an. Verwenden Sie dafür weder die neue Nummer aus der fraglichen Nachricht noch deren Antwortfunktion. Erst nach der unabhängigen Bestätigung und Ihrer internen Freigabe ändern Sie die Zahlungsdaten.
Die Polizeiliche Kriminalprävention empfiehlt bei ungewöhnlichen Zahlungsaufträgen unter anderem Rückrufe und interne Kontrollen. Unser Ablauf übersetzt diesen Gedanken in eine Arbeitsvorlage für Ihr Büro.
Warum ein sauberer Briefkopf nicht reicht
Eine Nachricht kann auf den ersten Blick vertraut wirken. Die Polizei beschreibt, dass Täter Informationen über Unternehmen und Geschäftspartner zusammentragen und Absenderadressen oder angezeigte Telefonnummern verfälschen können. Deshalb ist eine plausibel aussehende Nachricht ein Anlass zum Prüfen, kein Beweis für einen sicheren Empfänger.
Prüfen Sie besonders dann genauer, wenn mehrere dieser Punkte zusammenkommen:
- Eine Bankverbindung hat sich gegenüber Ihren gespeicherten Angaben geändert.
- Sie sollen ungewöhnlich schnell zahlen oder eine übliche Rückfrage überspringen.
- Die Nachricht verlangt, die Angelegenheit vor Kolleginnen oder Kollegen geheim zu halten.
- Für die Bestätigung wird ausschließlich eine neue Telefonnummer oder ein neuer Link genannt.
Keiner dieser Punkte beweist für sich allein einen Betrug. Auch ein Lieferant kann tatsächlich die Bank wechseln. Ihre Aufgabe ist nicht, sofort einen Schuldigen zu finden. Sie möchten verlässlich klären, wohin Ihre Zahlung gehen soll.
Ein Prüfweg in fünf Schritten
1. Nehmen Sie die betroffene Zahlung aus der Routine
Markieren Sie den Vorgang als „Kontodaten ungeklärt“. Lassen Sie ihn nicht unbemerkt im nächsten Zahlungslauf mitlaufen. Eine kurze Notiz hilft mehr als die Erinnerung, dass „da noch etwas komisch war“. Andere unauffällige Vorgänge müssen Sie dafür nicht mit diesem Fall vermischen.
2. Vergleichen Sie mit Ihren bisherigen Unterlagen
Nehmen Sie die bereits gepflegten Lieferantendaten oder eine früher geprüfte Rechnung zur Hand. Was wurde geändert: nur das Konto, auch der Ansprechpartner oder gleich die ganze Absenderadresse? Notieren Sie die Abweichung. Übernehmen Sie die neuen Daten noch nicht in Ihre Stammdaten. Das sind die dauerhaft gespeicherten Angaben zu einem Lieferanten.
3. Rufen Sie über den bekannten Kontaktweg zurück
Fragen Sie konkret: „Wir haben zu Rechnung X neue Kontodaten erhalten. Haben Sie diese Änderung veranlasst?“ Lassen Sie sich die Änderung über den vereinbarten, unabhängigen Weg bestätigen. Wenn Sie niemanden erreichen, bleibt die Zahlung zur Klärung offen. Eine weitere Antwort auf die verdächtige E-Mail löst dieses Problem nicht.
4. Lassen Sie die Änderung gegenprüfen
In einem kleinen Betrieb kann die Inhaberin oder ein fest benannter Kollege die Änderung freigeben. Vereinbaren Sie vorher, welche Angaben diese zweite Person sehen muss: ursprüngliches Konto, neue Angabe, Ergebnis des Rückrufs. So wird aus einem beiläufigen „Wird schon stimmen“ eine nachvollziehbare Entscheidung.
5. Halten Sie das Ergebnis knapp fest
Notieren Sie Datum, geprüften Kontaktweg, bestätigende Person und interne Freigabe beim Vorgang. Speichern Sie keine Passwörter oder unnötigen persönlichen Angaben in diesem Vermerk. Falls sich die Anfrage als Täuschung herausstellt, sichern Sie die ursprüngliche Nachricht und ihre Anhänge, statt sie einfach zu löschen.
Selbst ausprobieren
Sie erhalten neue Kontodaten. Was tun Sie zuerst?
Die Bedienung läuft nur auf dieser Seite. Ihre Eingaben werden von diesem Element nicht gespeichert oder übertragen.
Wie das im Alltag aussehen kann
Fiktives Beispiel: Eine Schreinerei am Hochrhein erwartet eine Rechnung über 1.840 Euro für Beschläge. Die Nachricht nennt genau diesen Betrag, aber ein neues Konto. Die Bürokraft setzt die Zahlung auf „ungeklärt“ und ruft den langjährigen Lieferanten über die gespeicherte Nummer an. Dort ist keine Kontoänderung bekannt.
Der entscheidende Schritt war nicht, dass die Bürokraft einen technischen Trick entdeckte. Sie hat die Änderung über einen zweiten Weg geprüft. Die Rechnung wird anschließend mit dem Lieferanten geklärt. Die 1.840 Euro sind ein frei gewählter Beispielbetrag, keine dokumentierte Schadenssumme.
Und wenn der Chef persönlich anruft?
Auch eine vertraute Stimme sollte Ihre vereinbarte Prüfregel nicht außer Kraft setzen. Die Polizei weist darauf hin, dass KI Stimmen und Videos täuschend echt nachbilden kann. Ein solches künstlich erzeugtes Imitat heißt Deepfake.
Unser Vorschlag für Ihr Team: Dringlichkeit ist ein Grund für einen kurzen Rückruf über die bekannte Nummer. Sie ist kein Grund, die Prüfung auszulassen. Das gilt auch für Vorgesetzte. Eine gute Regel entlastet die Person im Büro, weil sie nicht jedes Mal Mut für einen Widerspruch aufbringen muss.
Eine kleine Vorlage für Ihre nächste Teambesprechung
Füllen Sie diese vier Zeilen gemeinsam aus. Wenn eine Antwort fehlt, ist genau dort Ihr nächster Arbeitsschritt:
- Änderungen prüfen: Welche Person prüft neue Zahlungsdaten?
- Rückruf ermöglichen: Wo liegen unsere verlässlich gepflegten Kontaktnummern?
- Freigabe regeln: Wer bestätigt die Änderung und wer vertritt diese Person?
- Verdacht melden: Wem sagen Mitarbeitende sofort Bescheid, ohne erst selbst alles beweisen zu müssen?
Für das gemeinsame Lernen können Sie sich an unserem Beitrag zur Schulung eines Büroteams orientieren: an einer klaren Aufgabe üben, Zuständigkeiten festlegen und das Gelernte im Arbeitsalltag wiederholen. Wenn Sie parallel Ihren ersten digitalen Kundenkontakt verbessern möchten, finden Sie im Ratgeber zum Kontaktformular für Handwerksbetriebe einen passenden Einstieg.
Wenn Sie schon überwiesen haben
Kontaktieren Sie bei Betrugsverdacht umgehend Ihre Bank oder den Zahlungsdienst über einen selbstständig geprüften Kontaktweg und schildern Sie den Vorgang. Fragen Sie, welche Schritte noch möglich sind. Sichern Sie Nachrichten und Zahlungsbelege und wenden Sie sich an die Polizei. Eine Rückholung des Geldes lässt sich daraus nicht versprechen; entsprechende Hinweise für Betroffene gibt die Polizeiliche Kriminalprävention.
Falls zusätzlich Zugangsdaten abgeflossen sein könnten, klären Sie mit dem betroffenen Anbieter und Ihrer IT-Betreuung die Sicherung des Kontos. Für den Alltag empfiehlt die Polizei unter anderem eigene starke Passwörter, Passwortmanager und eine zusätzliche Anmeldebestätigung, soweit verfügbar. Diese sogenannte Mehr-Faktor-Authentifizierung verlangt neben dem Passwort einen weiteren Nachweis.
Ihr sinnvollster nächster Schritt
Legen Sie heute fest: Eine neue Bankverbindung wird unabhängig bestätigt, bevor sie verwendet wird. Das ist klein genug für die nächste Teambesprechung und konkret genug, um im stressigen Alltag zu helfen.
Sie möchten digitale Aufgaben in Ihrem Team verständlicher verteilen und gemeinsam an Ihren Werkzeugen üben? Fragen Sie bei Retaro eine passende Individualschulung an. Inhalt und Umfang stimmen wir auf Ihre Situation ab.
Quellen & Stand
Geprüft am 11. November 2026. Die Arbeitsvorlage und das ausdrücklich fiktive Beispiel stammen von Retaro.
- Polizeiliche Kriminalprävention: CEO-Fraud: Betrüger legen Unternehmensmitarbeiter herein.
- Polizeiliche Kriminalprävention / Initiative Sicher Handeln: Deepfake-Betrug.
- Polizeiliche Kriminalprävention / Initiative Sicher Handeln: Konto- oder Zahlungsdienstmissbrauch.
- Polizeiliche Kriminalprävention / Initiative Sicher Handeln: Weitere Informationen und Hilfe bei Online-Betrug.
Passend dazu: Cybersicherheit im Handwerk: Zwei Vormittage für einen klareren Notfallplan
